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想管理时间先管好自己:学会这十招时间优化术,让你耍废更心安


2020-07-10

投资赚钱之后要干嘛?花掉。能更有效的处理完事情之后要做什幺?做自己想做的事。但问题是我老是做太多自己「想做」的事情,然后事情做不完。

你应该跟我一样,常常看到很棒的时间管理的文章,却常常很难将它落实在生活当中。你一定听过「时间四象法」这个概念,把事情分成重要/紧急四象限(如果你没听过,至少你看这篇文就多学了点东西^_^),这样就能区分事情的优先顺序,优先去做重要的事情。可是,但除非事到临头,不然我们还是会去做「想做」而不是「该做」的事情。

或是,也有人提出「番茄钟」的作法,他的意思是把时间切成30分钟,其中以25分钟为一个单位专注工作,并休息5分钟。可是,如果就是一个不专注的人,就算用了这个方法,还是一样没办法专注呀。

所以,善用时间其实有两个障碍,第一个是克服自己的慾望,第二个才是如何善用时间。

时间管理前先自我管理,你为什幺而活的?

要提升自我管理的能力,首要任务是找到自己的「渴望」。我一直觉得,在国高中时期,目标很明确,只要想办法跟上既定进度即可。而当到了大学、出社会,人生的「变数」和「可能」变得更多,即使相同科系的人生发展也大不相同(相较高中同班的大学平均来说是差不多的),也因此很多人迷失了方向,失去目标。对于这个的解决办法,我觉得可以参考经理人的〈每个月和自己开一场会,用13个问题,找出内在渴望〉和〈你想要过怎幺样的人生?画一张「梦想金字塔」,决定努力的方向。〉这两篇文。

确认完自己的目标(梦想)后,可以试着把目标分解、划分步骤,再规划期限。例如:我一年内要减十公斤,前半年要达到六公斤。这个目标比起「我要减肥」来得明确得多。细节就是另外一个主题了,不妨去参考目标管理相关的文章。

如果还要多啰嗦两句,千万不要因为「大家都这幺做」、「爸妈这样说」、「男/女朋友说…」而做,有人想当背包客去各地壮游、有人希望去国外留学、有人要就业创业、有人喜欢公务员生活,这些都没有好坏优劣。重要的是找到自己的目标,而不是随波逐流跟着别人。(不过我觉得跟着别人至少比原地不动来得好......)

想管理时间先管好自己:学会这十招时间优化术,让你耍废更心安

好啦,这节才是这篇文的目的,我想分享一下一些优化时间的想法。罗振宇在2016跨年演讲中提到一个概念,资讯爆炸时代,任何东西都是支付「金钱+时间」(这其实也不是创新的概念,经济学就有天下没有白吃的午餐这句话,来表述机会成本),时间成为很重要的资源。

同时,我觉得如果把自己当成一间公司,那幺时间就是这间公司的「资本」,如何妥善运用「时间」,也正是这间公司能否成长的关键。看了许多文章与书本,加上实践后的心得,觉得有三个应用不错的方法。

节约你的注意力

「重要的资讯,其实很有限」,这句话是和一个前辈交流而得,想一想觉得满有道理的。每天我会不由自主的很常滑FB、IG、LINE、Wechat,会追蹤很多新闻、媒体资讯、还有很多粉专或名人的讯息,这样对于养成阅读习惯或吸收新知很有帮助,可是当这些讯息跟资讯变成过量的时候,反而分食了很多时间。当我进入成功岭受训之后,与世隔绝了一段时间,那时候我才发现,很多资讯对我而言其实是不必要的,讯息不用急着马上回、IG或FB错过了一些贴文也无妨、少追的一些议题,重要的自然会被刷上来。

接着,把一些人或粉专退追蹤吧(拜託不要退我OTZ),减少无谓的讯息干扰,在脸书创造更有价值的空间。另一个就是在固定的时间一次浏览就好,利用搭车、等车、饭前的零碎时间,用零碎时间做这些零碎的事情,再合适不过。此外,还有一些名人如贾伯斯、马克很有名的做法,同款式的衣服有好几套,不用为穿搭来烦恼,对他们来说把时间花在创造性的工作比穿着上更有意义。

抢回你的时间

时间的小偷很多,繁杂的工作、别人的请託,学会「拒绝」这是老梗了,这边就不特别赘述。我想说的是外包和程式化,之前听一个电商前辈MoCooLee分享,他认为在经营事业上把心力专注在核心的20%即可,例如是产品力。机械式的事项(如记帐、订单彙整、运算)这些能利用程式自动化的就利用程式来解决,剩下不能自动化的仓储、物流、金流,找到优质的合作商外包即可,而不用事必躬亲(因为自建物流金流耗费心力很大)。

那幺,外包如何套在个人上面呢?利用网购、外卖、叫车,这些外在的服务,来节省逛街採买、外出觅食、自行驾车的时间。例如我想买书,与其大老远去书店找(还不一定有),不如直接在网上下订、与其外出觅食,或许可透过外送来节省时间。(这边只讨论买的部分带来的节省时间效益哦,逛街或自己下厨也有乐趣)

优化你的时间

前面讲的两点,白话文来说其实就是把时间更专注的运用和利用金钱来扩大时间,那幺除此之外如何在生活中更优化自己的时间呢?有几个方法我觉得很实用,有些灵感是从为什幺《成功人士都是清单控》而来。

想管理时间先管好自己:学会这十招时间优化术,让你耍废更心安

透过两个善用数位工具的方法、四个做事习惯、四个清单,全面优化时间。

一、LINE管理

LINE现在是大家生活必备的APP,群组或个人讯息相当爆炸,而且一滑就没了。我会设立几个一人群组(类似分类资料夹的概念)将群组不同的讯息分门别类列入,以避免漏讯或忘记。例如我有两个群组分别叫做〈储存讯息〉、〈文章暂存〉,前者用来存临时想到的事情、临时交办的讯息或杂七杂八,后者拿来存文章网址或者脸书的长文。

这个方法我觉得很实用,因为LINE的讯息洗版很快,群组讯息很容易被洗掉或忘记,这时候能用转传的功能记下。或者我早上要传讯息给别人,可以前一天晚上先把讯息写好,并且在适当的时间传给他。唯一的缺点就是,一旦被盗帐号,一人群组的资料就GG了。

二、归档管理

我会利用Pocket、Evernote等工具,把网路上看到不错的文章备存下来,分别归类。例如:社群行销、时间管理、历史…等等,相当于是打造个人的小资料库,这样之后有什幺想法或想研究特定主题,就能很快找到以前累积的素材,腾出更多记忆空间给大脑。

三、事情规律化

将时常会做的事情定下来,以固定的时间或方式来完成,例如睡前/早餐前固定阅读,或者把会议固定安排在早上,将变动的行程变成例行的活动,可以帮助时间安排和做事的效率。更可以避免太多事情和太多人约,导致错乱和忘记。

这样的好处在于,你不会因一时忘记让两个活动撞期,因为已经变成固定行程了。

四、事情格式化

把会议记录、日记、或者信件讯息,做成一个範本,方便下一次使用。(像是我会把寄给厂商的信,用一个文件记录下来,需要用的时候在微调就好)更或是把例行事务整理成SOP,除了有备忘功能,更可以增加熟练度。

五、零碎时间

可以利用零碎的时间做碎片化的学习,例如我自己有下载经济日报、工商时报APP,或者我FB也会追蹤如经理人、数位时代、商周等媒体,可以利用零碎时间看个一两篇,让时间能有效运用。而看到不错的文章,也能暂存在Pocket上面,方便查阅,而Pocket 还有另一个好处,可以把网页保存下来,并且支援离线浏览。离线浏览在火车或人多的捷运上,好处马上就显现出来。

六、听觉学习

一般在学习,都是利用眼睛。可是有时候在运动或眼睛休息的时候,就很难一边学习了。这时可以善用Voicetube或罗辑思维或利用经济日报APP的朗读功能(Pocket也有这样的功能),利用听的来学习,一时二用,增加效率。毕竟,生活中有很多事情是可以一边做然后一边听得,像是运动、洗碗、或收拾家里,虽然一心二用的学习效果比不上专心学习,但多少能比没听来得有效,即使一成,也是增加啊。

七、顺便清单

生活中会出现一些想买又不急的商品或者想做又不紧急的事情,可以製作一个清单,有时候顺便就能把它给完成,节省时间运用。例如我可能需买一个洗面乳,可以趁我要凑免运的时候「顺便」购买,或者要去运动的时候顺手买。顺便清单的好处在于不用事到临头紧急的去特地做某件事,而是可以在事前顺便作完。

八、礼物清单

每次好朋友生日,我都有个烦恼,不知道该送什幺才好。每当生日日期越来越近,就必须花更多时间去现场找,还不一定能找到满意的礼物。后来我会设立一个礼物清单,事先想好要送哪类的东西。如果有出国或在名胜景点刚好看到,就能够带回来。既有特殊价值又免去急忙找又找不到合适的礼物。

九、好吃清单

你应该也有这种困扰,每次要聚餐吃饭的时候,一直在网路上搜寻食记,却还是很难决定要吃什幺。或者明明想探索美食,却又不知道该去哪?我自己爱吃也同时有这种困扰,因此我有「待吃清单」、「口袋餐厅」。

像是我本身很爱吃,看到新闻报导、部落客食记、IG的照片分享,我就会先截图下来,然后key到evernote上,作为「待吃清单」这样如果哪天经过那间店附近,马上就能派上用场(也是一个顺便概念)。

而如果有我吃过觉得不错的店家,就会列入我的口袋餐厅,记下用餐价位、餐厅位置、营业时间,之后要跟朋友吃饭都很方便,不用再重新去搜寻食记。

十、买书清单

除了爱吃之外,我也很爱阅读,由于购买量不小。所以都仰赖会员日的时候一次採买。买书清单我会把想看的书先列入,如果图书馆有得借而且年份有段日时间了,我就会先借来看来省点钱,没得借我会等网路书店会员日一次购买,同时兼顾省钱,又避免漏买。

以上十个方法,是我发现对我满有帮助的做法,也分享给大家,希望有效。

时间複利

时间管理的目的是什幺?我认为应该是让我们自己更进步,离自我目标更接近,而为了达到这个目标,需要长时间的努力。常看到投资理财书很喜欢谈「複利」这个概念,利用时间来帮金钱放大。不过,除了金钱可以被时间放大之外,学习也可以。之前听过有一句话挺中肯的:「没有奇蹟,只有累积。」只要持续优化时间,时间的複利就会回报给你,而当时间的複利回报的时候,你已经跟别人拉开很大一段的差距了。持续累积,创造奇蹟。

最后我想说,其实我是一个很浪费时间的人,高三考大学的那一年,是我看电影最多的一段时光,那时也很常玩线上游戏(刚好流行web game)。也因为自己惰性的缘故,更趋动我想找到更合适的方法来优化自己的时间,目前我已经有一点点累积,希望你也能创造小奇蹟(做人不能好高骛远嘛先从小的开始)。

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